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ファイル探しが楽になるフォルダ分けの方法

2008年05月25日
ファイル探しが楽になるフォルダ分けの方法

日に日にハードディスクに溜まっていく、ワードやエクセルで作った仕事用のファイル。
どのように整理されていますか?
必要なファイルが見つからない!!ということは、ありませんか?

今回は、私が仕事で使っているファイルの保存方法をご紹介します。
必要なファイルを見つけやすくなるので、便利。
お試しあれ!

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全て時系列で保存する


仕事の種類ごと、あるいは、ファイルの形式ごとに分類される方も多いのではないでしょうか。

私のファイル保存方法は、「とにかく時系列で分類」が基本。
ワード文書だろうが、会議の音声データだろうが、時系列に保存。
仕事の種類も問いません。

まず、月ごとに名前をつけたフォルダを用意。

月ごとのフォルダ

ファイル名の先頭に作成した年月日を付けて、各月のフォルダに保存。

年月日をつけたファイル

ファイル名の先頭に年月日をつけることで、勝手に時系列順に並んでくれます。
ポイントは、仕事の種類などで分類しないこと。あくまで、時系列のみで分類します。

時系列分類のメリット


なぜ時系列で分類するのか。
理由は簡単。必要なファイルの大半は、最近作ったものである確率が高いから。
もう一つの理由は、時間軸だと感覚的に覚えやすいから。

「確か、あの会議は4月の中頃だったから、4月のフォルダの真ん中あたりを見ればいいな」

という具合に、ファイル探しがスピーディになります。
また、毎年同じ時期に必要なファイルも、前年の同じ月のフォルダを調べればすぐわかるようになります。

忘れたときは、検索する


さて、時々、いつ頃作ったファイルなのか忘れるケースもあります。
そんなとき、Windowsユーザーの方は、
Windowsキー + Fキー と押してみてください。
Windowsの検索画面が現れるので、必要な語句を入力し、検索しましょう。

また、Googleアカウントをお持ちの方は、「Googleデスクトップ」を試してみましょう。
Windowsの検索よりも早くて正確なので、こちらをおすすめします。

Googleデスクトップは、インターネットのGoogle検索と同様に、簡単にファイルなどの情報を検索できます。
また、さまざまな情報を表示するガジェットとサイドバーも同時にインストールできます。

Googleデスクトップをインストールすると、最初にインデックスが作成され、パソコン内部の情報を収集します。
インデックス作成後は、Ctrlキーを2回押すと、

Googleデスクトップ検索ボックス

上のような検索ボックスが現れるので、検索したい文字を入力すれば、関連したファイルの一覧が現れます。
Googleの検索技術を導入しているので、確実に検索してくれます。(Googleを使っているからといって、外部に情報が漏れることはありません)

「時系列による分類」、「忘れたら検索」で、仕事の効率化を!


以上、私が普段仕事で使っているファイル分類法をご紹介しました。

基本は、
  1. 分類は時系列で
  2. 忘れたらすぐ検索

です。

注意点としては、上記の原則は、普段仕事で使うファイルについての分類法であることです。
itunesなどで使う音楽ファイルや写真ファイルなどは、形態が違うので、それぞれ別のフォルダを作り、保存してください。(ただし、それぞれのフォルダの中でも、ファイル名の先頭に年月日を入れると、時系列に並んで便利ですよ。)

今回の記事をご参考に、仕事の効率化を図ってみませんか?

【関連サイト】

【関連記事】
コメント
時系列整理
時系列フォルダ&ファイルを見たとたん、
「超整理法」を思い出しました。
http://www.noguchi.co.jp/supra/lookback.html

僕も、実際の書類はこの超整理法で時系列に並べています。
(これでバッチリです!)

まさか、デジタルファイルまで
時系列とは、驚きました。
ONSAI URL 2008年05月26日 編集
超整理法を参考にしています。
>ONSAIさん

出張のため、お返事が遅くなり
、失礼しました。

ONSAIさんも、「超整理法」ご存知でしたか!

実は、このフォルダ分けの方法は、「超整理法」を応用したものです。

書類を時系列に並べる方法をPCで応用できないかと考えたのがこの方法です。

ぜひお試しください!
順光寺若院 URL 2008年05月28日 編集

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